RFID popis osnovnih sredstev

Opis problema in rešitve

»Ko bi vi vedeli koliko časa zgubljamo vsako leto z izvedbo inventure osnovnih sredstev…«, je bila zgolj ena od trditev naše stranke, pri kateri smo ravno zaključevali z uvajanjem digitalizacije proizvodnega procesa. »Ali res lahko z obstoječo opremo rešimo tudi problem s popisom osnovnih sredstev?« Naš odgovor pri konkretni stranki je bil seveda pritrdilen, saj je v fazi digitalizacije ključnega procesa že uporabljala RFID ročni terminal simptom 52 UHF ter tudi RFID tiskalnik etiket Zebra ZT411 On-Metal.

Upravljanje osnovnih sredstev je vsako leto velik izziv za podjetja vseh velikosti in panog. Natančno sledenje in upravljanje osnovnih sredstev je ključno za učinkovito poslovanje in hkrati tudi zakonsko obvezno. V zadnjem času se vse več uveljavlja RFID (Radio Frekvenčna IDentifikacija) tehnologija kot inovativna rešitev za inventuro osnovnih sredstev. V tem blogu bomo predstavili prednosti RFID tehnologije v primerjavi s črtno kodo ter kako smo s to tehnologijo izboljšali postopek inventure osnovnih sredstev za našega naročnika.

Definicija označevanje osnovnih sredstev
Izhodišče pri izvedbi označevanje predstavlja dejstvo, da je naša stranka osnovna sredstva že imela označena z nalepkami s črtno kodo. S tem razlogom smo jim predlagali »hibridno« opcijo označevanja; slednje pomeni, da se označevanje z RFID etiketami izvede postopno. Sočasno se tako ohranita obe tehnologiji, kar predvsem v začetku prihrani kar nekaj časa, s tem pa je prehod na novo tehnologijo lažji.
Kljub vsemu je postopek označevanja osnovnih sredstev z RFID etiketami preprost. Dejansko gre za namestitev novih, RFID etiket, katere izgledajo identično črtno-kodnim nalepkam (tudi tiskana vsebina je lahko ista), vendar imajo v svoji zasnovi dodatno plast z RFID vezjem.

Izbor ustreznih RFID etiket
Pri izboru ustrezne RFID etikete smo morali na strani naročnika preveriti specifičnost okolja in osnovnih sredstev. RFID etikete so namreč na voljo v različnih oblikah in velikostih, poleg tega pa je pomembna tudi njihova odpornosti na zunanje dejavnike ter mesto namestitve; pomeni namestitev na moralizirane in ne-moralizirane podlage. Glede na to, da ima naša ekipa precej izkušenj in znanja glede samega postopka, smo ta del prevzeli sami in hitro našli optimalno rešitev. Izbrali smo dva tipa etiket, in sicer simptom 6025 in simptom 6025 on-metal. Ker veljajo »on-metal« za nekoliko dražje, posledično pa je količina le-teh na projektu manjša, je smiselno izbrati dve vrsti etiket.

Povezovanje registra osnovnih sredstev in tisk etiket
V sklopu aplikativnega okolja visManage, kateri ima vključen aplikativni modul osnovna sredstva, je prva naloga izvesti integracijo z informacijskim sistemom ali pa pripraviti postopek ročnega uvoza podatkov. Ker smo za našo stranko delno integracijo z ERP sistemom že imeli, je seveda korak predstavljal zgolj minimalno vključitev dodatnih podatkov. Aplikacija visManage z modulom osnovnih sredstev velja za uporabniško inovativno okolje, s tem pa je naša stranka po uvozu podatkov takoj pridobila vpogled v seznam vseh osnovnih sredstev ter statusa le-teh.

Prav tako je preprosta izvedba tiska etiket. V okolju visManage smo za naročnika pripravili posebno grafično podobo etiket, pri čemer lahko stranka zgolj izbere sredstvo/a ter pritisniti gumb za tiskanje. Izbor seznama sredstev za tisk etiket lahko stranka izvede na podlagi posamezne lokacije (pisarna tehnologija, pisarna računovodstvo, itd), izbora vrste sredstva (moralizirano ali ne), sredstva z ali brez etikete, itd. Gre torej za nabor dinamičnih opcij, ki stranki podajajo možnosti tiska glede na potrebe v dani situaciji
Ker se je stranka odločila za uporabo RFID tiskalnika, se v fazi tiskanja etiket vsebina RFID oznake samodejno zapiše; pomeni, da RFID oznaka pridobi ID šifro osnovnega sredstva. Ko se torej posamezne etikete izpišejo, sledi postopek namestitve na osnovna sredstva z enostavni lepljenjem na želena mesta. Stranki je bilo všečno predvsem dejstvo, da je lahko RFID etikete nameščala na skrita mesta (pod mizo, v predale, v omare, ipd), saj za delovanje ne potrebujejo vidnega polja s čitalcem.

Predstavitev inventurnega popisa
Ena od glavnih prednosti RFID tehnologije v primerjavi s črtno kodo je njena sposobnost za hitro in natančno inventuro osnovnih sredstev. Medtem ko je pri uporabi črtnih kod potrebno skeniranje vsakega elementa posebej, RFID tehnologija omogoča istočasno prepoznavanje več elementov na daljavo. To pomeni, da je inventura z RFID tehnologijo lahko izvedena veliko hitreje, kar prihrani čas in zmanjša potrebo po iskanju črtno-kodne oznake posameznega osnovnega sredstva. Poleg tega je natančnost inventure z RFID tehnologijo izredno visoka, saj se izognemo napakam, ki so lahko prisotne pri ročnem vnašanju podatkov.
Naša stranka za izvedbo inventurnih popisov uporablja ročni terminal simptom 52 UHF, kateri ima integriran modul za zajem črtne kode in RFID UHF frekvenčnih oznak, na njem pa teče aplikacija visManage Mobile. Ročni terminal je brezžično povezan s strežniškim okolje visManage Server, kjer pridobiva vse inventurne podatke, slednje prikaže v popisu osnovnih sredstev in jih v sklopu izvajanja sprotno vrača v podatkovno bazo.

Glede na to, da smo v uvodu bloga predstavili odločitev o izboru »hibridne« oz. kombinirane metode označevanja osnovnih sredstev (črtna koda + RFID), ima aplikacija visManage Mobile pripravljeno funkcionalnost, kjer se lahko enostavno preklaplja med načini zajema podatkov preko RFID ali črtno-kodnega vmesnika ročnega terminala.
Izvedba popisa od izvajalca pričakuje, da izbere lokacijo nahajališča (izbor iz seznama ali skeniranje ID lokacije), na podlagat ega pa se mu v aplikacij visManage Mobile prikaže seznam vseh znanih sredstev na tej lokaciji. S filtriranjem prikaza je moč izbrati med osnovnimi sredstvi, ki so bili popisani, so še ne-popisanimi ali pa so zaznani z odstopanji. Odstopanje pomeni oznako za sredstva, ki so zamenjala svojo lokacijo; se primarno ne nahajajo na popisni lokacij. S preprostim klikom na gumb za pričetek skeniranja se nato izvajalec preprosto sprehodi po prostoru ter spremlja seznam še ne-popisanih osnovnih sredstev. Ker se vsi podatki sprotno prenašajo na strežnik, je moč stanja inventurnega postopka sprotno spremljati v aplikaciji visManage, prav tako pa ob zaključku pripraviti vse pomembne dokumente inventure.

Prihranek časa več kot 90%?
RFID tehnologija dokazano prinaša številne prednosti tudi pri inventuri osnovnih sredstev. V primerjavi s tradicionalno uporabo črtnih kod, RFID tehnologija poveča natančnost, hitrost, sledljivost ter s tem dolgoročno zmanjšuje stroške. Z uporabo RFID tehnologije je naša stranka dosegla boljši nadzor nad osnovnimi sredstvi, optimirala izvedbo inventurnega procesa in prihranila pomemben čas dela za več kot 90%. Prav zato je RFID popis osnovnih sredstev nepogrešljivo orodje za učinkovito upravljanje inventure osnovnih sredstev v sodobnem poslovnem okolju.